- ProsonaGruppen
Projektarbete pågår!
Vid ”morgonfikat” den 8 september var temat e-arkiv och över 60 deltagare fick höra Susanne Holmström på Tanums kommun berätta om projektet ”Gallring- och e-arkivfunktioner i Castor” som användarföreningens styrelse tillsammans med Prosona startat upp. Vi ringde upp Susanne som berättade lite mer kring arbetet.
Hej Susanne! Hur startade detta projektarbete?
Vi ingår i något som vi kallar ”e-arkiv väst” vilket är 14 kommuner som gemensamt upphandlat ett e-arkivsystem där fyra av oss idag har Castor. Så vi startade upp ett projektarbete för att se hur exporten ser ut. Vi intervjuade några kommuner som har e-arkiv för att se vad vi behöver tänka på. Därefter kontaktade vi Prosona för att se hur de ville att vi skulle fortsätta vårt arbete. Vi fick då det goda rådet att gå via användarföreningen. Så vid ett av föreningens möten tog vi upp detta och på den vägen är det.
Hur tog ni fram projektgruppen
Vi behövde ha en bred grupp med olika kompetenser och tittade då på vilka kommuner som tidigare hört av sig till Prosona med frågor och önskemål kring e-arkiv. Så det är en utvald grupp från kommuner som redan har e-arkiv och dem som inte har det. Vi har också anlitat en oberoende arkivarie som jobbar för kommunalförbundet Sydarkivera som kan se mer objektivt på frågorna.
Vad är ert mål och hur fungerar det att göra det i projektform?
Målet är att hitta en flexibel lösning för e-arkiv som kan passa för alla kommuner. Själva projektet i sig ska utmynna i en kravspecifikation som uppfyller allas önskemål. Det är väldigt bra att arbeta på det här sättet för att hitta gemensamma lösningar i Castor. Kommunerna själva får undersöka frågorna och kan se på det med olika perspektiv. Nu är det första gången vi testar detta men det känns väldigt bra måste jag säga.
Under ”morgonfika”-mötet pratade ni om både gallring och e-arkiv. För oss som inte är insatta i ämnet – behöver man både och?
Du måste kunna gallra i Castor om du väljer att skicka direkt till slutarkiv. Oavsett behöver man ett sätt att lägga in gallringstider när man registrerar. Målet är att allt ska ske per automatik så man slipper manuellt arbete.
Vad har ni för tidsram?
Planen är nu att i oktober skicka ut en enkät till alla Castorkommuner där de får möjlighet att svara på frågor kring e-arkiv. Vår önskan är då att få kontakt med kommuner som vill delta i projektet för att kunna lämna lite djupare önskemål. I december ska vi ha ett färdigt förslag till kravspecifikation som vi kommer skicka ut för påseende. Och sedan i februari kommer vi lämna över en färdig kravspecifikation till Prosona.
Vi ställde även frågan vidare om vad Användarföreningen Castor och Prosonas roll är i detta projekt?
Benjamin, ordförande i användarföreningen Castor:
Styrelsen är beställare av projektet och är för att driva frågan framåt i medlemmarnas intresse. Vi har även valt att pröva denna form för att komma fram med ett effektivt arbetssätt för driva projekt från styrelsen sida. Vi vill involvera användarkollektivet så brett som möjligt och åstadkomma en bra samverkan mellan användarna och Prosona kring en för användarna angelägen fråga.
Nina Edenvik, VD prosonagruppen:
Vi har fått många inspel kring hur Castor ska utvecklas kopplat till e-arkiv och uppskattar att föreningen med en driven styrelse tagit på sig arbetet med att ensa processerna. Att få en genomtänkt kravspecifikation som arbetats fram tillsammans med kunderna är för oss en fördel, vilket även gynnar kunderna då utvecklingen av Castor blir optimal.
Är du nyfiken på någon kommun? Har du en nyhet du vill berätta?
Skicka in dina tips till helena.mattsson@prosona.se