Från vision till framtidens Castor

Under ett samtal med John Sevoro, konsult på Prosona, har vi fått en djupare inblick i Prosonas vision för framtida utveckling av Castor. Med erfarenhet från kommunsektorn som tidigare Castoranvändare har John nu antagit rollen som utvecklare med en tydlig målsättning: Att göra Castor ännu mer användarvänligt!

John Sevoro

Vad sysslar du med för närvarande och vilka framtida mål strävar ni i teamet att uppnå?

John: På uppdrag av Prosona arbetar jag strategiskt med att omforma Castor för att göra det ännu mer användarvänligt. Prosonas främsta mål är att skapa en tydligare röd tråd i systemet, där Castor vägleder användaren genom olika processer, liknande en välorganiserad “att göra-lista”.

Vår strävan är att anpassa systemets funktioner så att de visar relevant information vid rätt tidpunkt för hantering av ärenden och att övrig information som inte är relevant i det aktuella skedet inte visas.

Utmaningen är att våra Castoranvändare arbetar med ärenden på olika sätt men ändå behöver samma information. Målet är att hitta en optimal balans mellan att ha bestämda funktioner i syfte att förenkla för användaren samtidigt som systemet behåller sin flexibilitet för att möta olika behov. För närvarande ligger fokus på delarna tillsyn, eldstad och arkivering, som utgör de första stegen i omstruktureringsprocessen. Denna initiala insats kommer att lägga grunden för att sedan tillämpa strategin i hela systemet.

Berätta lite mer om vad som kommer ske inom eldstad, tillsyn och arkivering

John: Inom området Eldstad pågår ett arbete med att automatisera och digitalisera beslutsprocessen i största möjliga utsträckning för att effektivisera och förenkla den. Vissa kontrollmoment behöver eventuellt ses över av en handläggare på grund av myndighetsutövning, men utöver detta ska systemet självständigt analysera och fatta beslut baserat på de uppgifter som sökande skickar in. Det finns en tydlig efterfrågan från våra kunder inom detta område, så det är därför spännande att kunna tillgodose deras behov.

Inom tillsyn krävs ofta att en handläggare utför manuella uppgifter, vilka kan vara utskrifter av viktig information om ett aktuellt ärende och platsbesök för att samla in uppgifter genom anteckningar, fotografering och senare inmatning på datorn samt uppladdning av relevant material.

Prosona vill förenkla denna process genom att all information ska kunna läggas upp i Castor i realtid när handläggaren är ute på fältet, vilket kommer att minska det manuella dubbelarbetet som sedan hade skett på kontoret. Utöver det vill vi även inkludera funktioner för att digitalt vägleda användaren genom hela processen för att underlätta arbetet.

När det kommer till arkivering så handlar det om att förenkla Castors redan existerande E-arkiveringsfunktion och anpassa den till användarnas önskemål. För det första så innehåller funktionen idag många manuella steg som kan elimineras genom att låta Castor sköta dessa automatiskt.

För det andra så sker arkiveringen efter att ärendet är avslutat, varav vi vill implementera en möjlighet för användaren att under ärendets gång välja ut vilka handlingar som ska behållas och vilka som ska arkiveras. Att gallra ut dokument längs vägen ser vi som en möjlighet att spara tid då ärendehantering kan vara tidskrävande. Prosona vill göra det så enkelt som möjligt för användaren genom att låta systemet sköta större delen av arbetet i arkiveringsprocessen.

Vad förväntar du dig att dessa förändringar kommer att medföra?

John: Jag ser betydande möjligheter i form av ökad effektivitet, användarvänlighet och tidsbesparing. Castor kommer att befria användaren från mindre roliga och repetitiva uppgifter vilket i sin tur kommer frigöra tid för ökad kundkontakt och en mer interaktiv roll gentemot kommuninvånarna.

De automatiserade processerna kommer också öka noggrannheten och säkerheten i ärendehantering. Detta då Castor kommer att utföra uppgifter effektivt och eliminera risken för mänskliga fel. Sammantaget kommer omstruktureringen av Castor skapa tid för mer meningsfulla arbetsuppgifter och underlätta ärendehanteringen för kommuner.

Som avslutning betonar John att detta är ett oerhört intressant och spännande arbete som är en del för framtidens system.

Tack John och lycka till!