Grannar, nu hör vi er ännu bättre!

Under en pratstund med Rasmus Ahlm, verksamhetskonsult på Prosona, berättar han om det nya digitala Grannehörandesystemet i Castor, utvecklat och framtaget för att förenkla och effektivisera för både invånare och kommuner vid en bygglovsansökan

Rasmus Ahlm

Vad är grannehörande?

Rasmus: Jo, grannehörande är den process vid en bygglovsansökan där berörda grannar till den tomt som ansöker om bygglov får ge sina synpunkter i ärendet. Genom att kommunen skickar ut material kring det önskade bygglovet kan grannarna bidra med sina åsikter och eventuella invändningar. Grannehörande utgör en väsentlig del av bygglovsprocessen och är en skyldighet för kommuner att genomföra då grannars perspektiv är viktiga för den slutgiltiga bedömningen. Grannehörande är ett lagstiftat krav och har funnits hur länge som helst.

Tidigare har kommunen distribuerat materialet kring grannehörande i fysiskt pappersformat till de relevanta grannarnas brevlådor och genomfört samtliga steg av processen manuellt. Detta kan betraktas som ett potentiellt tidskrävande arbete, som involverade att skriva ut, ordna kuvert, skicka ut dem, säkerställa att samtliga grannar har mottagit informationen och därefter manuellt hantera de inkomna svaren. Samtidigt gav den mänskliga faktorn möjligheter till misstag i processens genomförande, vilket möjligtvis kunde påverka det senare utfallet.

Hur förenklar Castor denna process?

Rasmus: Lösningen är att digitalisera varje steg! Digitaliseringen både förenklar för alla involverade grannar och gör processen betydligt smidigare för kommuner.

Genom att lägga Grannehörandesystemet i Castor kan grannar på en samlad plats ta del av samtliga bifogade filer, den information som krävs för att de ska få en helhetsbild av ärendet och yttra sina åsikter baserat på materialet. Informationen i fysisk form blir ersatt av ett digitalt meddelande som skickas direkt till deras myndighetsbrevlåda såsom Kivra. I detta meddelande är det lätt för dem att fylla i de uppgifter som önskas och sedan skicka tillbaka med samma smidiga process som de mottog den.

Denna digitala omvandling innebär en fantastisk automatisering. Vanligtvis har kommunerna en administratör som behandlar alla svar från varje granne, lägger in det manuellt i ett ärende för att sedan skicka vidare. Men med Grannehörandesystemet i Castor kan kommunerna både frigöra tid till andra arbetsuppgifter och spara resurser. Väldigt bra!

Kan produkten användas till något annat?

Rasmus: Det pågår i nuläget en utveckling av produkten så att den kan användas till flera typer av utskick, till exempel det som i den kommunala världen går under benämningen expediering av beslut. Det innebär att kommunen på ett enkelt sätt kan effektivisera sin administration med hjälp av samma typ av automatisering som i grannehörandet.