- ProsonaGruppen
Nya mål och utmaningar för Användarföreningen Castor
Uppdaterat: 25 mars 2021
Vi fick en pratstund med Benjamin Bergkvist i Upplands Bro och Daniel Lindgren-Elg i Huddinge. Båda sitter med i styrelsen för Användarföreningen Castor och de berättar om arbetet med föreningen och målet att komma närmare användarna.
Föreningen startade i början av 90-talet när systemet hette Royal Base. Initiativet kom från dåvarande utvecklingsbolag samt Mora, Eskilstuna, Skövde och Hudiksvall med målsättningen att utbyta erfarenheter men framför allt diskutera utvecklingen av programmet. På den tiden kallades föreningen FRÄHS (Föreningen Royal ÄrendeHanteringsSystem) och har sedan dess bytt namn ett par gånger. År 2008 gjorde man en nystart och döpte om föreningen till Användarföreningen Castor och skrev då nya stadgar.
Vi kan väl börja med en kort presentation av er.
Ja visst, jag kan börja. Jag heter Daniel Lindgren, numera Elg i efternamn, nygift som jag är med min sambo sedan många år tillbaka. Jag har min bas i Huddinge kommun sedan 2016. Idag har jag titeln utvecklingsstrateg och har tidigare haft olika utvecklar- och projektledarroller med anknytning mot miljö och den tekniska förvaltningen. Jag var den som var med i upphandlingen och införde Castor hos oss. I Användarföreningens styrelse har jag suttit sedan 2018, numera som vice ordförande. Det är ett hedrande uppdrag där jag, tillsammans med övriga styrelsen, vill jobba för att föreningen ska bli mer levande och komma närmare alla medlemmar.
Benjamin Bergkvist heter jag och jobbar i Upplands Bro sedan 2014. Jag hade en kort avstickare till Haninge men kom tillbaka efter en period. Jag började som bygglovsinspektör men är nu IT-projektledare. Jag är ”byggare” i grunden men sitter nu på en hel förvaltning som har både bygg och miljö. Jag är även inblandat i BAB, kart & mät - så lite ”allt i allo” kan man säga. Jag har varit med i styrelsen för Användarföreningen sedan 2015 och är nu ordförande.
Kan ni berätta hur arbetet i styrelsen fungerar idag?
Benjamin: Vi träffas just nu under rådande omständigheter endast digitalt. Vi har löpande möten varje månad under hela året och var 3:e månad har vi ett större möte där vi sitter en hel dag. Däremellan har vi givetvis kontakt via e-post och telefon med frågor som måste lösas. Vi fördelar våra interna uppdrag mellan alla i styrelsen, beroende på kompetens och intresse.
Daniel: Vi är nio personer i styrelsen som kommer från olika kommuner allihop. Som Benjamin var inne på så har vi kontakt mellan våra möten. Exempelvis har jag tillsammans med två andra just nu en uppgift med att ge förslag på hur vi kan digitalisera användarträffen som vi normalt har en gång per år. Senast vi genomförde en fysisk träff var i oktober 2019 och den skedde i Stockholm. Denna träff består bland annat av presentationer och workshops där man kan diskutera sin del av programmet med kollegor från andra kommuner.
År 2020 blev en utmaning på olika sätt och även för er. Ni fick ställa in förra årets möte. Vilka utmaningar står ni inför 2021?
Daniel: Som jag ser det har vi en rad utmaningar framför oss. Bland annat att hantera den pandemi vi befinner oss i och det gör vi med digitala hjälpmedel. Vi ser att vi kan använda Castor till mycket. Behovet av obrutna, digitala arbetsflöden har tydliggjorts och vi behöver måla upp behovsbilden tillsammans med användarna. Det gör vi genom att samla in, ensa och prioritera tillsammans med Prosona för att kunna utveckla vårt verksamhetsstöd.
Benjamin: Pandemin har troligtvis bidragit till en acceleration i behov av lösningar. Man brukar säga att ”kriser gör folk uppfinningsrika” och det är nog så det är. Att få en kommunikation som fungerar och inte är närvarobaserad är den stora utmaningen framöver. Det sätter också krav på att det måste finnas en reservplan om nätuppkopplingen ligger nere. Det är en beredskap som måste byggas upp. I en negativ situation är ändå digitalisering en ljuspunkt tycker jag.
Daniel: Huvudutmaningen för oss är just nu hur vi samlar in medlemmarnas utvecklingsbehov. Då är kommunikation mellan oss och medlemskollektivet och även föreningen mot Prosona viktig. Vi vill vara den stöttepelare som alla medlemmar ingår i men också kan luta sig mot. Samordning är nyckelordet. Se bara på miljösidan och hur många initiativ till rapporteringskrav från statligt håll det har dykt upp de senaste åren som i sin tur kräver resurser och åtgärder i leverantörsledet och hur det synkroniserar ihop med övriga användare på BAB och Bygg till exempel.
Hur ser ni att användarna framför sina utvecklingsönskemål?
Benjamin: Prosona har redan en samlingspunkt i form av den Helpdesk där Castoransvariga på respektive kommun kan logga in i och skriva in både supportärenden och önskemål. När det gäller önskemål kan det vara idé att istället för att skicka dem en och en, gå igenom de förbättringsönskemål som finns och se så de inte redan har skickats in. Utifrån den gallringen skrivs en ”önskelista” som man sedan skickar till Prosona via Helpdesk. Vi har önskat att få ta del av vilka förbättringsförslag som finns för att kunna plocka ut några delar man kan förbättra tillsammans med medlemmarna.
Daniel: Vi ska också passa på att göra reklam för den kommande enkät vi kommer skicka ut. Den kommer innehålla frågeställningar för att samla in medlemmarnas utvecklingsbehov. Den enkäten tillsammans med Prosonas lista ska vi sedan utvärdera för att se vilket behov som finns.
Kan man som användare bli delaktig i ert pågående arbete?
Daniel: Angående delaktighet kläckte Benjamin en spännande idé om att ha öppna styrelsemöten där medlemmar kan delta eller kanske spela in våra möten för dem som inte har möjlighet att vara med. Man kan också tänka sig att vi gör utskick inför våra styrelsemöten där man frågar om någon vill tillföra något till vår dagordning. Allt med betoning på att levandegöra föreningen. Vi tar idéerna vidare till nästa möte för att se hur vi löser det tekniskt.
Bilder från användarträffen i Stockholm 2019. (Foto: Prosona)
Om jag vill komma i kontakt med er och andra användare. Hur gör jag då?
Benjamin: Vi har ju flera kanaler att nå oss på och det är så klart via e-post men även våra Facebookgrupper där vi snabbt kan förmedla information till gruppmedlemmarna, som till exempel styrelseprotokoll eller annan viktig information. Så har man Facebook tycker jag absolut att man ska gå med i grupperna. Man behöver inte vara aktiv i gruppen utan kan bara ta del av den information som vi och gruppmedlemmarna delar med oss. Och självklart är det också ett forum där användare kan prata med varandra. Tyvärr är Facebook inte en perfekt kommunikationsväg eftersom alla inte har Facebook, men vi ser samtidigt att det är den som levt bäst och längst av det som vi tidigare prövat.
Har ni något mer att berätta innan vi avrundar intervjun?
Daniel: We want you! Skämt åsido. Utöver det som sagts vill vi att alla medlemmar ska känna att man kan höra av sig och använda föreningen som bollplank. Välkommen att höra av er till oss via mail.
VÄLKOMMEN TILL ANVÄNDARFÖRENINGEN PÅ FACEBOOK
Vill du prata med andra användare av Castor eller få snabba nyheter från Användarföreningen? Gå in och bli medlem i de olika grupperna