Ett digitalt ”halleluja moment” i Sigtuna
Ett normalt år passerar omkring 25 miljoner människor Sigtuna via landets största flygplats - Arlanda. I kommunen bor drygt 48.000 invånare och många företag etableras med tanke på närheten till Arlanda och ostkustbanan som går mellan Stockholm och Sundsvall. I april månad i år, mitt under pandemins framfart, var det dags att installera Castor som system på Sigtunas bygglovsenhet. Vi fick en pratstund med Malin Gustafsson och Agneta Bergkvist som berättade lite hur det har gått sedan dess.
Hej och välkommen till Castorfamiljen. Berätta lite om er.
Agneta: Tack! Jag har jobbat i Sigtuna kommun sedan 2007 på både plan och bygglovsenheten. Jag bor i Märsta där Sigtuna har sitt huvudkontor.
Malin: Jag har jobbat i Sigtuna kommun sedan 2017 och började på Kommunledningskontoret. Sedan vår-sommaren 2018 har jag varit på Miljö- och hälsoskyddskontoret. Jag bor i Sigtuna stad så jag har också nära till jobbet. I min roll som verksamhetsutvecklare arbetar jag dagligen med utveckling och effektivisering och mycket av det handlar så klart om Castor. För att det ska bli så bra som möjligt för mina medarbetare så väl som för våra invånare.
Miljö- och hälsoskyddskontoret har ju haft Castor sedan november 2018. Kan du Malin berätta något från den tiden?
Malin: Veckorna innan konvertering till Castor fick vi på kontoret utbildningen av er på plats här hos oss. Det var extra spännande och utmanande för vi hade ju inte fått Castor ännu och det var helt nytt för oss. Sedan var jag och ett par av mina kollegor hos er i Eskilstuna för administration och mallutbildning. Nu har vi haft Castor i 2 år och jag upplever att vi har kommit väldigt långt mot vart vi var när vi började.
Under april månad 2020 var det dags för bygglovsenheten att få Castor. Då blev även du Agneta inblandad.
Agneta: Ja just det. Den 20 april konverterades vårt gamla system in till Castor. Det var precis innan det jag och en annan kollega, som också jobbar som systemförvaltare, hade förmånen att ha Per hos oss för en administratörsutbildning. Sedan var det pandemi för hela slanten och all övrig utbildning efter det skedde online via Teams.
Upplevde ni någon skillnad när all utbildning blev digital istället?
Agneta: Jag tycker att det har fungerat bra. Tyvärr var jag själv, och många andra, väldigt ovana vid det här sättet att mötas. Idag har vi på grund av denna pandemi blivit mer vana att hålla möten digitalt. Så hade utbildningen skett idag hade det förmodligen gått ännu smidigare. Jag är ändå glad att vi hade möjligheten att ha Per på plats innan allt förändrades.
Har ni på bygglovsenheten haft någon hjälp av att miljökontoret haft Castor sedan 2018
Agneta: Jag var upp och hälsade på Malin lite nu och då med funderingar och frågor. Efter att Castor startade här på Stadsbyggnadskontoret har vi inte haft jättemycket Castorfrågor. Men efter årsskiftet när vi slår ihop avdelningarna kommer det att bli mer.
Malin: På de här 2 åren, som vi snart ska fira med tårta, har det ju hänt mycket och när min och Agnetas avdelning nu blir sammanslagna till en förvaltning. Då kan vi verkligen omfamna fördelarna med att arbeta i samma system med projekt, utveckling och e-tjänster mm.
Har Castor inneburit några förändringar?
Agneta: Det har varit en enorm förändring. Vi hade ett gammalt system sedan tidigare med mycket papper och nästan ingenting digitalt. Så för oss har förändringen varit stor i utvecklingen till digitalisering. Jag pratar för alla mina kollegor när jag säger att alla är jätteglada över att vi går åt rätt håll. Vi har lång väg kvar men som kommun så tycker man om att spara papper.
Var valet av system redan bestämt eftersom miljökontoret haft Castor sedan ett par år tillbaka?
Agneta: Jag satt med i upphandlingen för bygglovsenheten och det var inte självklart att det skulle bli Castor. Vi följde alla upphandlingsregler och gick igenom ett antal anbud. Vi deltog på flera olika visningar av olika system. När allt var summerat vann Castor, vilket jag tycker var otroligt bra eftersom det redan fanns i huset.
Malin: När jag började min tjänst på miljökontoret 2018 var min första uppgift att förvalta Castor. Det var redan bestämt att vi skulle få Castor så jag var inte med under upphandlingsresan. Jag fick veta av min dåvarande chef att Castor inte var det billigaste systemet men vann ändå upphandlingen för att man såg potentialen i de olika systemfunktionerna. Men jag är glad över att få ha varit med från början och vara delaktig i de viktiga beslut som togs när vi fick Castor. Precis som Agneta sa nyss så fick jag också i början jobba på att minska pappersanvändandet. För vissa gick det väldigt lätt och andra var det svårare. Det var lite läskigt att släppa de fysiska akterna. Det har gått ofantligt bra så idag är vi också så gott som papperslösa. Jag har precis i dagarna, i samråd med er på Prosona och vår kommunarkivarie, börjat ta fram en systemdokumentation så att vi nu också får långtidslagra i Castor. Och det var ett ”halleluja moment” i sig. Nu slipper vi skriva ut avslutade ärenden. Det är tusentals pappersark vi nu sparar. Jag är så lycklig!
Tre snabba frågor till Agneta
Bil, tåg eller flyg?
Oj! Jag måste nog nästan säga flyg eftersom jag bor där jag bor.
Vart går resan?
London, absolut!
Vad får man som besökare inte missa när man är i Sigtuna?
Jag önskar jag kunde säga Märsta eftersom jag bor där men det är ju en förort. Men det är mycket skog och mark i kommunen, man behöver inte åka långt för att komma ut i skogen. Men sedan är ju Sigtuna naturligtvis en pärla!
Tre snabba frågor till Malin
Bil, tåg eller flyg?
Jag säger också flyg eftersom jag vill komma en bit bort till solen.
Vart går resan?
Italien! Jag har bott i Rom men jag har varit mycket i Kalabrien också, så jag väljer nog något av de resmålen.
Vad får man som besökare inte missa när man är i Sigtuna?
Jag älskar ju min lilla stad och har tre olika favoritställen. Dels Sigtuna museum. Där kan vi gå flera gånger i månaden min dotter och jag. Sedan har vi ett par guldkorn till som Tant Bruns Kaffestuga och Augusta Janssons karamellfabrik. Bara godsaker! Ja och så Rådhuset så klart.
Comments