- ProsonaGruppen
Ett administrativt lyft i Värnamo med hjälp av avrop från ramavtal
Vi fick in ett tips om att ringa Värnamo kommun. Där fick vi tag på Dusan Mijatovic som var delaktig i projektgruppen för införandet av Castor för ett år sedan, både på miljö och bygg. Värnamo valde att göra avrop från ett befintligt ramavtal som merparten av kommunerna omfattas av, vilket medför att processen för val av system kan effektiviseras.
Trevligt att vi fick tag på dig Dusan. Har du/ni några spännande projekt på gång?
Ja det händer ganska mycket i Värnamo. I samarbete med våra planarkitekter på planavdelningen och framtida detaljplaner kommer vi framöver släppa rätt så stora områden där det bland annat blir ett 30-tal nya villatomter samt områden med både flerbostadshus, och vårdcentral. Eftersom det har varit brist på lediga tomter kommer det vara uppskattat. Vi ska också bygga mer strandnära på den södra sidan av Värnamo stad.
Det har trots pandemin, eller kanske på grund av pandemin, blivit rätt så stora efterfrågningar på byggmaterial vilket gör att industrierna passar på att investera. Så det är samtidigt ganska många industrier som flyttar hit eller bygger ut. Det kommer med stor sannolikhet bli en hel del arbete framöver.
Du sitter som bygglovshandläggare på samhällsförvaltningen. Hur många är ni på er avdelning?
På byggavdelningen är vi fem personer varav en är föräldraledig. Som med så många andra kommuner så är det ganska hårt tryck med olika projekt. Det är många som väljer att bygga nu under Coronapandemin och det är ju väldigt skoj men det kräver lite resurser. Med tanke på det så söker vi fler kollegor till vår avdelning.
Jag vet att du var delaktig i arbetet med att införa nytt system. Ja det stämmer. Eftersom jag ansågs tekniskt kunnig blev jag tillfrågad redan innan om jag ville vara med i planeringen inför systembyte. Det finns som bekant en del olika system på marknaden och min uppgift var att se vilket system som kunde passa oss. Det började med att vi bokade ett första möte med Per och Ola från Prosona som demonstrerade Castor. Vi gillade layouten direkt. Castor var snarlik andra program som till exempel Word och Office. Det kändes användarvänligt helt enkelt. Med egen erfarenhet av andra system som jag jobbat med kändes Castor lätt att lära sig och hantera.
Vi tog sedan kontakt med vår upphandlingsavdelning eftersom vi inte var säkra på om vi skulle göra en traditionell upphandling med förfrågningsunderlag. Vi kunde konstatera att vi hade ett avtal via Atea som gav oss möjlighet att direktupphandla utifrån avrop. Men innan vi kontaktade Prosona igen hade vi en del möten och workshops. Det var representanter från de olika avdelningarna som tillsammans skapade en lista på våra behov och prioriteringar. Den listan låg sedan som grund för våra önskemål. Det visade sig att Castor redan hade alla funktioner vi efterfrågade.
Efter ytterligare möten med chefer, ledningsgrupp och representanter från projektgrupperna beslöts det att det var Castor vi ville ha. Det fanns ett tydligt styrdokument från Prosona som visade hela förloppet, vecka för vecka, vad som sker inför installation. För mig som aldrig har varit delaktig i ett liknande införingsprojekt var det mycket kontakt med personer runt omkring detta, vilket också gav mig nya bekantskaper på våra olika avdelningar. Det var tydligt att Prosona hade expertisen, så genom att följa det styrdokumentet som fanns och med kontinuerliga möten under hela införingstiden, kunde vi ta oss fram dit vi ville.
Ni fick in Castor i september förra året på både bygg och miljö. Hur fungerar det idag?
Det finns potential och möjligheter men det tar ett tag innan man kan nyttja systemet fullt ut. Vi har gjort så att jag själv och två personer till är ”Castoransvariga”. Vi tar emot alla våra kollegors frågor och önskemål kring systemet. Vi tar det sedan vidare till Prosona för att göra det ännu bättre. Vi är i det skedet att vi har lärt oss hur vi diarieför och jobbar digitalt vilket är tacksamt. Nu när vi har Castor och VPN kan vi jobba hemifrån vilket inte gjorts tidigare. Bara en sådan enkel sak att digitalsignera. Nu slipper jag åka in till kontoret för att signera för hand. Det är en av de funktioner som gjort det mycket smidigare att arbeta än i vårt förra system. Så vi är glada att vi gjorde detta byte.
Det är mycket information som ska tas in under de utbildningstillfällen som ges. Man snappar upp en hel del men sedan gäller det att arbeta för att lära sig och komma ihåg allt. Jag har haft mycket kontakt med Per Nordenbris hos Prosona och han har ett bra tålamod och en vänlig själ, så han har varit till stor hjälp när jag haft frågor.
Vad är den största skillnaden mot ert förra system?
Det mesta är nytt. Sättet att söka på är helt annat, hur man registrerar eller kategoriserar. Man kan säga att Castor skiljer sig ganska markant jämfört med vårt förra system. Självklart fanns det några saker som vi tyckte var enklare i det förra. Bland annat just sökningarna. Men i det stora hela så sparar Castor mycket handläggningstid. Du har en bättre överblick över ärendet och har möjlighet att sammanställa ärendet med endast en knapptryckning. Och det är administrationen tacksamma för kan jag säga, ett hjälpande lyft i rätt riktning. För det händer lite nu och då att personer begär ut handlingar på ärenden.
Hur ser närmaste framtiden ut?
Vi har ännu inte kommit till Protokollet som är mer automatiserat via Castor. Vilket vår nämndsekreterare kommer lära sig inom kort. Det kommer troligtvis frigöra ännu mer tid. Vi håller också på och tittar på e-arkivering för att slippa skicka i väg det för scanning. Det är en merkostnad som vi gärna vill komma ifrån. Målet är att bli papperslösa utan akter.
Tack Dusan för att du tog dig tid att berätta om ert arbete
Tack själv.
Är du nyfiken på någon kommun? Har du en nyhet du vill berätta?
Skicka in dina tips till helena.mattsson@prosona.se