CASTOR - ÄRENDEHANTERING
Var beredd på att din jobbvardag kommer att förändras!
Ärendehanteringen- och dokumenthanteringen i Castor ger dig ett fullt utbyggt digitalt flöde genom hela systemet. Det innebär att mycket av det som förut sköttes manuellt nu sker automatiskt. En del skulle kalla det en snabbare hantering – vi kallar det tid över till det du är bra på.
Ärendehantering
Castor sköter ett helt digitalt flöde som innebär att vi kan dra nytta av att medborgaren själv är delaktig i registreringen av ärendet. Många kontroller av ett ärende sker i ett tidigare skede vilket gör att registratorns/handläggarens uppgifter underlättas betydligt eftersom Castor tillåter all kommunikation med medborgaren att ske via Mina sidor på webben. Och du behöver inte skriva ut ett endaste papper! Smidigt för dig, bra för miljön.
Proceduren betyder också att vi kan digitalstämpla både inkommande och utgående handlingar, vilket är ett krav för att hålla flödet intakt. Och när handläggaren kommunicerar diarieförs automatiskt alla utgående mejl. Det gör det både enklare att följa turerna i korrespondensen – och du slipper kommunikation i flera olika system. För chefen och andra som vill veta vad som händer på förvaltningen kan vi även visa och sammanställa information i Castors visualiseringsmodul. Castors flöde gör att myndigheten får en sammanhållen kedja, från början till slut.
Dokumenthantering
Castors dokumenthantering bygger på en integrerad hantering av ärendet. I den inbyggda mallhanteraren kan du när som helst skapa en mall och koppla på olika automatiska funktioner som hanterar handlingen/beslutet. Det kan till exempel vara att en mall av typen Tjänsteskrivelse automatisk känner av att den ska till ett sammanträde eller att ett dokument/brev du har skrivit ändrar status på ärendet av sig själv.
Dessa funktioner frigör inte bara tid hos er – det gör också kunderna tryggare.
Inbyggda funktioner i systemet:
-
Fritt antal ärenderegister
-
Uppdragsfunktion
-
Automatiskt ankomststämplade handlingar
-
Verksamhetsstyrda dokumentmallar med signering
-
Delegationsbeslutsrutin
-
Rutin för tjänsteskrivelse med beslutsunderlag
-
Integrerad e-post med mallfunktion
-
Tidredovisning med konteringsfunktion
-
Debiteringsexport till ekonomisystem
-
Kartkoppling
-
Fastighetskoppling
-
Personuppgiftskoppling
-
Objektkoppling
-
Ärende- och dokumentbevakning
-
Arkiveringsfunktion
-
E-postfunktion - skicka och ta emot
-
Portalmeddelandefunktion - skicka och ta emot
-
Expedieringsfunktion till papper, epost samt portal
-
Bevakningsfunktion ärende och dokument
-
Protokoll och kallelse
-
Bygger upp protokoll och kallelser automatiskt från kopplade ärende och dokument.
-
Tjänsteskrivelse kan kopplas till flera beslutsinstanser och beredningar samt presidier.
-
Omedelbart justerat protokoll
-
Bordläggning
-
Återremiss
-
Enkel justering av föredragande ordning
-
Export-funktioner för kallelse till politikerportaler
-
Automatisk paragrafsättning
-
Automatisk tillbakaskrivning av beslututdrag till ärendet
