Under mars månad var det dags för miljöförvaltningen att få Castor installerat. Vi fick en pratstund med Per, Viktoria, Patrik och Katarina som berättar om resan innan och efter installation av Castor.
Hur gick tankarna inför att byta system?
Patrik: Vårt kontrakt och avtalsperiod med föregående leverantör höll på att gå ut och då gjorde vi en upphandling. Det gjordes med en projektstart i april 2020 och pågick ända tills nyligen när de sista avtalen skrevs under. Det har varit en resa med förvaltningen där stor del av personalen har varit inblandade som referensgrupp som ”användare”. Även staden med ekonomi, IT och e-tjänster har funnits med som referensgrupp för ”specialister”. Vi är ca 25 personer på förvaltningen och lika många externa personer har suttit med i projektet.
Vi började med en visning från samtliga leverantörer av de olika systemen innan vi startade med kravställningen. Vi har även besökt några olika kommuner som idag arbetar med Ecos 2 och Castor. Vision hade vi redan som system, så det kände vi till. Vårt mål var att få in anbud från alla och satte kravställning utifrån det. Så det blev en bra hjälp från de kommuner vi besökte. Efter att vi bestämt oss för Castor har vi haft stort stöd från bland annat Huddinge och Upplands-Bro.
Per: Helt avgörande för att få ett bra resultat vid upphandling är att det finns en kompetent upphandlare som kan leda projektet och det har vi haft här i Mölndal. En väldigt duktig upphandlingsenhet med en projektledare som är helt specialiserad och jobbar enbart med upphandlingsfrågor. Till det har vi tillsatt en projektorganisation i staden och på förvaltningen där Patrik har dragit det största arbetet. Man ska tänka på att allt tar tid och det är komplicerat.
Nu har ni Castor installerat. Finns det något ni hade planerat annorlunda om ni fick göra om det igen?
Patrik: Svårt att säga. Vi har idag några detaljer kvar innan vi kan jobba fullt ut med Castor. Men visst hade man kunnat förbereda vissa saker bättre på ”hemmaplan” innan installation. Som till exempel mallar. Vi har idag ett stort jobb med att ordna upp alla mallar på rätt sätt. Det hade man kunnat göra klart lite tidigare.
Katarina: Det är ett bra tillfälle att åtgärda och förbättra när man byter system. Vissa saker har vi vetat att vi måste göra, oavsett vilket system vi hade valt. Självklart hade det varit lättare om man redan haft stor kunskap i hur Castor fungerar. Jag vet inte om vi hade kunnat göra förarbetet bättre med mer information från Prosona. Vissa saker behöver man arbeta med för att förstå fullt ut.
Per: Det hade varit en fördel om vi haft en längre tid på oss innan skarpt införande vad gäller utbildningar och då hinna med att få känna på systemet innan vi bestämmer oss för hur vi ska tänka angående just mallar med mera.
Tror ni att det hade varit lättare om Prosona lagt in en uppsättning med grundmallar, beslut och diarieplaner i systemet?
Viktoria: Till viss del hade det nog varit till hjälp för oss. Vi har ju bildat en styrgrupp för att implementera det nya verksamhetssystemet. Samtidigt har vi i Mölndal också haft ett stort jobb med verksamhetsutveckling och digitalisering som nu råkade krocka med införandet av Castor. Så vi kanske inte kan jämföra det med andra kommuner. Hos oss blev ”ketchupeffekten” påtaglig och förväntningarna hos våra medarbetare är stor. Det är förstås en positiv situation men vi i styrgruppen är inte riktigt i fas ännu. Men snart är vi där.
1 mars blev första dagen med Castor som system. Hur har det gått?
Katarina: Det stämmer. 1 mars var startdagen när alla kunde logga in i Castor. Olyckligtvis hade det blivit en kommunikationsmiss på vår IT-avdelning där man hade skickat databasen till Prosona för konvertering samtidigt som våra handläggare fortsatte jobba i det gamla systemet. Så de fick sätta stopp igen och mata in sådant som inte kommit med i konverteringen.
Per: Det är en lärdom vi får dela med oss. Säkerställ så informationen går fram till samtliga användare. Under den tid databasen konverteras till Castor måste man jobba utanför systemet. Min generella bild och de signaler jag har fått är ändå att Castor upplevs mycket positivt och det finns stor potential och mycket kan göras bättre. Kan även säga att nämndhanteringen, som vi tidigare inte haft, känns effektiv med funktionerna protokoll och kallelse som vi nu har i Castor.
Viktoria: Det jag har fått till mig är en positiv bild av systemet men innan man blir van vid funktioner är det många frågor och funderingar förstås. En hel del beror förstås på att vi i dagsläget själva inte bestämt alla former för hur vi ska arbeta. Vi har som sagt lite jobb kvar innan vi kan jobba fullt ut.
Patrik: Vår kravspec och projektbeskrivning/beställning har vi uppfyllt. Digitalt först med den digitala strategin som staden har med många integrationer på plats som vi inte haft innan. Och det ser vi som positivt. Det innebär nya arbetssätt. Jag kan ta ett citat från vår projektbeställning: ”administrativ tid kan växlas mot kontroll/tillsynstid vilket kommer allmänheten och företagen till nytta då miljöförvaltningens resurser används till att skydda och förbättra människors hälsa och miljö samt bidra till lika konkurrens mellan företag.” Och det målet kommer vi komma närmre genom att komma ut mer i verksamheterna och ägna mindre tid i systemet för att systemet hjälper oss mer.
Katarina: Det kommer ju en hel del frågor från våra användare. Jag upplever ändå att det är frågor i positiv anda för att man vill veta och är nyfiken. Man vill komma framåt och göra rätt helt enkelt.
Om vi lämnar Castor för en stund. Har ni något projekt i kommunen ni vill berätta om?
Per: Mölndal har vuxit mycket de senaste åren och är en expansiv och välmående kommun som givetvis har fördel av att ligga nära Göteborg. Vi har även en stor landsbygd med stor rikedom på natur och friluftsliv. En kommun som många trivs i. Det har hänt och händer så mycket i Mölndal. Vi har till exempel gjort om vår innerstad till ett nytt centrum. Det kommer bli en stor järnvägsutbyggnad vilket kommer ha en väldigt stor positiv effekt på Mölndal. Faktiskt ett av de största projekten någonsin. Det är också fortsatt expansivt på hela näringslivssidan med Life Science kluster med Astra i spetsen.
Tack för att ni tog er tid att prata. Vi önskar er stort lycka till med Castor!
De som deltog i intervjun är:
Patrik Lewin – Systemansvarig, miljöförvaltningen
Per Kaarle - Förvaltningschef, miljöförvaltningen
Katarina Hellqvist - Systemansvarig
Viktoria Johansson – Enhetschef för hälsoskydd och livsmedel
Fakta om Mölndal:
Namnet Mölndal syftar på just de kvarnar i Mölndals forsar som varit i bruk sedan 1600-talet ända fram till år 1930, vilket var det sista året det maldes mjöl i kommunen. Nuvarande kommun bildades genom en sammanslagning av Mölndal, Kållered och Lindome 1971. I dag är Mölndal den tredje största kommunen i Västra Götalands län och en del av tätorten Göteborg. Mölndal har cirka 70.000 invånare där drygt 5.000 anställda arbetar i kommunens tio olika förvaltningar.
Är du nyfiken på någon av våra kommunkunder? Har du en nyhet du vill berätta?
Skicka in dina tips till helena.mattsson@prosona.se
Comments